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Anleitung zum Import von Daten in das ZM-Formular auf dem Formularserver der BFinV

Anleitung, Makro, XML-Struktur und Demovideo zum Donwload als ZIP-Archiv. 

  • Erzeugung der erforderlichen XML-Datenstruktur

    Die Daten zum Import in das ZM-Formular müssen in einem fest definierten XML-Format vorliegen. Der Aufbau des Datenstroms wird in folgenden Dokument beschrieben: Aufbau der XML-Struktur

    Damit besteht grundsätzlich die Möglichkeit, Daten aus vorhandenen Back-End-Systemen für den XML-Upload entsprechend aufzubereiten. Es können maximal 1000 Meldezeilen in das Online-Formular importiert werden.

    Hinweis:
    Die XML-Struktur für den Upload der Daten ist identisch mit der vom Formularserver automatisch erzeugten Struktur, wenn die Option zum Download von XML-Daten zur Zwischenspeicherung beim direkten Ausfüllen des Formulars im Webbrowser genutzt wird.

Datenerfassung in MS-Excel/Makro zur Datenkonvertierung

Als Alternative zur direkten Erzeugung der XML-Datenstruktur können die Daten der Anlage der ZM (Meldezeilen auf Seite 2) auch in einer MS-Excel-Tabelle erfasst und anschließend mit einem vom BZSt kostenlos zur Verfügung gestellten Makro in das erforderlich XML-Format konvertiert werden. Bei der Nutzung des Importmakros ist jedoch folgendes zu beachten:

Das Makro erzeugt grundsätzlich nur die XML-Daten für die Anlage des ZM-Formulars (Meldezeilen auf Seite 2). Die Stammdaten auf der Seite 1 des Formulars wie z. B. Name und Anschrift des Unternehmers etc. müssen nach dem Upload noch im Online-Formular eingetragen werden. Zur Vereinfachung können die Stammdaten im Online-Formular jedoch auch einmalig erfasst und anschließend als XML-Datei vom Formularserver heruntergeladen und lokal gespeichert werden. Das Importmakro bietet die Möglichkeit, die XML-Stammdatendatei bei der Konvertierung mit auszuwählen, so dass die Stammdaten nach dem Upload ebenfalls im Formular verfügbar sind.

Hinweise zur Nutzung des Importmakros:
Beim Aufruf der Excel-Datei wird das Makro automatisch gestartet und stellt eine grafische Oberfläche für den Konvertierungsprozess zur Verfügung. Dabei ist zu berücksichtigen, dass beim Öffnen der Datei u. U. Sicherheitseinstellungen in MS-Excel die Ausführung des Makros zunächst verhindern. In diesem Falle müssen zunächst die Sicherheitseinstellungen in MS-Excel angepasst werden ( Menü Extras > Makro > Sicherheit > Mittel). Beim Öffnen der Datei erscheint dann ein Dialogfeld, in dem Sie die Ausführung des Makros durch Klick auf die Schaltfläche " Makros aktivieren" zulassen können. Anschließend wird Ihnen die grafische Oberfläche des Importmakros angezeigt:

Sie können nun die vorhandene Excel-Tabelle mit den ZM-Daten auswählen und die entsprechenden Einstellungen (Zuordnung der Tabellenspalten etc.) entsprechend vornehmen. Sofern Sie bereits eine XML-Datei mit Stammdaten erfasst haben, können Sie diese zusätzlich auswählen. Anschließend können Sie die Konvertierung über die Schaltfläche " XML-Datei erstellen" starten. Die fertige XML-Datei wird dann - sofern keine abweichenden Angaben gemacht wurden - im gleichen Ordner wie die Excel-Datei angelegt und steht dann für den Upload auf den Formularserver zur Verfügung.

In Zusammenhang mit der Nutzung des Makros macht das Bundeszentralamt für Steuern auf Folgendes aufmerksam:
 

  • Das zur Vereinfachung des Datenimports vom BZSt bereitgestellten Makros für das Programm MS-Excel ist eine Serviceleistung des BZSt. Es wurde vom BZSt sorgfältig erstellt, getestet und wird den Antragstellern im reinen Ist-Zustand zur Verfügung gestellt.

  • Die Benutzung des Makros erfolgt auf eigenes Risiko. Das BZSt schließt jegliche Haftung für unmittelbare und mittelbare Schäden aus, die den Antragstellern aufgrund der Benutzung dieses Programms oder der Unfähigkeit, dieses Programm zu verwenden, entstehen, insbesondere für Datenverluste, Mehraufwendungen oder fehlerhafte Ergebnisse, entgangenem Gewinn, Betriebsunterbrechung, Verlust von geschäftlichen Informationen und sonstige finanzielle Verluste.


MS-Excel-Datei mit VBA-Makro zur Datenkonvertierung
MS-Excel-Datei mit VBA-Makro zur Datenkonvertierung (Version-2010)
Demo-Video Datenkonvertierung von der Excel-Tabelle zur XML-Datei (*wmv-Format)
Demo-Video Datenkonvertierung von der Excel-Tabelle zur XML-Datei (Flash-Format)

  • Upload der XML-Daten auf den Formularserver

    Beim Upload der XML-Datei auf den Formularserver wird das Online-Formular automatisch geöffnet und mit den Daten aus der XML-Datei befüllt. Der Upload der Daten erfolgt über den XML-Upload-Assistent auf der Startseite des Formularservers oder über den entsprechenden Upload-Button am oberen Rand des Formulars.

    Der Upload der XML-Daten auf den Formularserver kann abhängig von der Art der Internet-Verbindung und der Anzahl der Meldezeilen bis zu mehrere Minuten in Anspruch nehmen. Der Import von XML-Daten ist nur bis zu einer Grenze von maximal 1000 Datensätzen (Meldezeilen in der Anlage) möglich. Nach dem Upload der Daten wird zunächst die Seite 1 des ZM-Formulars im Webbrowser angezeigt. Wurde keine Stammdaten erfasst, können diese jetzt entsprechend in das Formular eingetragen werden, die notwendigen Pflichtfelder sind hellrot hinterlegt.

    Beim Aufruf der Anlage mit den Meldezeilen (Seite zwei des Formulars) wird das Formular zunächst im Bearbeitungsmodus geöffnet. Hierbei werden jeweils 25 Meldezeilen angezeigt, am Ende der Seite stehenSchaltflächen zum Blättern in den Meldezeilen zur Verfügung. Fehlerhafte Einträge werden durch ein Fragezeichen neben den Meldezeilen oder durch eine deutlich sichtbare rote Hinterlegung des Feldes kenntlich gemacht (nicht zu verwechseln mit der hellroten Hinterlegung von Pflichtfeldern!).

    Ist die Bearbeitung des Formulars bzw. Überprüfung der Eingaben abgeschlossen, muss zur Aufbereitung des Formulars für den Druck (Erstellung der PDF-Datei = Übermittlungsnachweis) der Bearbeitungsmodus durch Klick auf die Schaltfläche "Ende bearbeiten" abgeschlossen werden. Der Formularserver baut nun die Anlage der ZM (Seite 2 des Formulars) mit allen Meldezeilen komplett auf. Dies kann abhängig von der Art der Internet-Verbindung und der Anzahl der vorhandenen Meldezeilen bis zu mehrere Minuten in Anspruch nehmen. Um den Aufbau der Seiten zu beschleunigen, empfehlen wir den Einsatz der folgenden Webbrowser:

    Mozilla Firefox Browser
    Opera Browser

    Wichtiger Hinweis:
    Der Aufbau der Anlage mit allen Meldezeilen ist bei der Verwendung des MS-Internet-Explorers nicht bzw. nur mit erheblicher Wartezeit möglich. Wir empfehlen daher eindringlich die Verwendung der vorstehend genannten Webbrower.

  • Einreichen des Formulars/Allgemeine Hinweise

    Nach dem Aufbau der Anlage mit allen Meldezeilen kann das Formular über die nun in der Symbolleiste zur Verfügung stehende Schaltfläche elektronisch eingereicht werden. Bitte beachten Sie, dass die Abgabe mehrerer ZMs für einen Meldezeitraum nicht zulässig ist. Gültig ist die jeweils nur die zuletzt eingereichte Meldung.

    WICHTIGER HINWEIS:
    Nach dem Betätigen der Schaltfläche für das Einreichen des Formulars werden die Daten an das BZSt übermittelt. Bitte lassen Sie das Formular im Browser geöffnet und führen Sie keine weiteren Aktionen durch, bis Ihnen die Übermittlungsbestätigung im Browserfenster angezeigt wird. Bei einigen Browsern ist während dieser Phase keinerlei Aktivität wie z. B. die Anzeige der Sanduhr oder eine Fortschrittsanzeige in der Statuszeile zu verzeichnen. Bitte brechen Sie den Vorgang nicht ab, bis die Übermittlungsbestätigung im Browserfenster angezeigt wird. Bis zur Anzeige der Bestätigung können je nach Datenmenge und Art der Verbindung einige Minuten in vergehen. Anderenfalls kann es zu Datenverlust bei der Übermittlung des Formulars an das BZSt kommen.

    Wir empfehlen, dass Formular nach Anzeige der Übermittlungsbestätigung auszudrucken bzw. die erstellte PDF-Datei aufzubewahren. Neben dem ZM-Formular ist auch die angezeigte Übermittlungsbestätigung in der Druckdatei enthalten.

 


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