FAQ

Können Rechnungen im BZStOnline-Antrag bis zu einem Gesamtbetrag von 150 EUR getrennt nach Steuersatz und Kostenart zusammengefasst und aufgerechnet werden?

Kann ich Anträge/Rechnungen auch in Papierform beim BZSt mit der Bitte um Weiterleitung an den Erstattungsstaat einreichen?

Nein! Die Anträge auf Erstattung von Umsatzsteuer bei einem anderen EU-Staat sind ausschließlich über das elektronische Portal (BOP) - wie unter den nachfolgenden Punkten näher beschrieben - einzureichen.

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Wo finde ich das neue Formular auf Ihrer Internetseite?

Das Formular für die Erstattung ausländischer Umsatzsteuer finden Sie im BZStOnline-Portal (BOP) ( https://www.elsteronline.de/bportal).

Sie können Ihre ElsterOnline-Zugangsdaten für das Login zum BZStOnline-Portal (BOP) nutzen. Sollten Sie für das ElsterOnline-Portal (EOP) eine hardwaregebundene Signatur verwenden (Signaturkarte oder "Stick"), ist eine separate Registrierung mit Elster Basis erforderlich. Aus technischen Gründen ist die Verwendung von hardwaregebundenen Signaturen derzeit leider nicht möglich

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Kann ich zur Abgabe eines Vorsteuervergütungsantrags im BOP-Portal (BOP) mich mittels meiner Signaturkarte bzw. dem 'Stick' authentifizieren?

Aus technischen Gründen ist die Verwendung von hardwaregebundenen Signaturen derzeit noch nicht möglich. Bitte verwenden Sie das Softwarezertifikat.

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Wie komme ich an die Zugangsdaten zum BZStOnline-Portal (BOP)?

Unternehmer und Steuerberater, die eine deutsche Steuernummer besitzen, können ihre vorhandenen ElsterOnline-Zugangsdaten (Zertifikat und PIN) zum Login beim BZSt-OnlinePortal (BOP) nutzen.

Sollten Sie noch keine ElsterOnline-Zugangsdaten haben, wird die Registrierung im ElsterOnline-Portal (EOP) mit der Registrierungsart "ElsterBasis" empfohlen. Die Registrierung muss nur einmal durchgeführt werden.

Zur Registrierung gelangen Sie unter der folgenden Adresse:
https://www.elsteronline.de/eportal

Alternativ:
Es gibt auch die Möglichkeit, sich direkt im BZStOnline-Portal (BOP) zu registrieren. Dafür ist im ersten Schritt eine Anmeldung mit dem BOP-Anmeldeformular erforderlich. Die Zugangsdaten werden danach mittels Brief und E-Mail versandt. Weitere Schritte können dem BOP-Handbuch entnommen werden.

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Wie registriere ich mich im ElsterOnline-Portal?

Die Registrierung läuft in zwei Schritten ab:

Angabe zur Person/Unternehmen
Aktivierung und erstes Login

Zu 1: Wählen Sie zwischen dem
a) persönlichem Zertifikat
b) Organisationszertifikat

Für das persönliche Zertifikat müssen Sie Ihre persönliche Einkommen-Steuernummer, das Geburtsdatum und Ihre E-Mail-Adresse angeben.

Beim Organisationszertifikat müssen Sie die Steuernummer z.B. für die Umsatzsteuer-Voranmeldungen oder die Lohnsteueranmeldung verwenden. Außerdem werden Berechtigungsdaten abgefragt. Die Berechtigungsdaten sind Ihnen bekannt. Es handelt sich um einen steuerlichen Betrag (in Euro, Cent), der in den Systemen der Finanzverwaltung abgelegt ist. Diesen steuerlichen Betrag (in Euro, Cent) kann nur eine Person kennen, die für diese Organisation in Steuerangelegenheiten tätig ist. Der bei der Finanzverwaltung abgelegte Betrag wird mit Ihren Angaben im Rahmen der Registrierung verglichen.

Wählen Sie Berechtigungsdaten aus, die zu der von Ihnen angegebenen Steuernummer passen. Da es sich um Daten handelt, die bei den Landesfinanzverwaltungen hinterlegt sind, findet sich keine Auswahl "Umsatzsteuervergütung".

Zu 2:
Nachdem der erste Schritt abgeschlossen ist, erhalten Sie sowohl eine E-Mail als auch einen Brief mit den Aktivierungsdaten. Sie können dann den zweiten Schritt, die Aktivierung und das erstmalige Login durchführen. Nach Beenden des zweiten Schrittes sind Sie im Besitz eines Softwarezertifikates (pfx-Datei) und einer PIN.

Weitere Informationen über das ElsterOnline-Portal (EOP) finden Sie hier:
https://www.elsteronline.de/hilfe/eop/public/help.html.

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Wo kann ich mich mit meinen Zugangsdaten einloggen?

Gehen Sie auf die Internetseite des BZStOnline-Portals https://www.elsteronline.de/bportal. Klicken Sie in der rechten oberen Ecke die Auswahl "Softwarezertifikat" an und dann auf "Login".

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Was ist zu beachten, wenn ich meinem Antrag Belege elektronisch beifügen will?

Bevor Sie das erste Mal Belege versenden können, müssen Sie sich für diesen Dienst Freischalten lassen. Für die Freischaltung der Übermittlung von elektronischen Belegen wählen Sie bitte im BZStOnline-Portal den Menüpunkt "Dienste --> Antrag auf Freischaltung zur Übermittlung elektronischer Belege".
Sie erhalten daraufhin eine E-Mail aus der die weitere Vorgehensweise ersichtlich wird.

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Kann ich weitere Benutzerkonten anmelden?

Es ist möglich, im BZStOnline-Portal mehrere Benutzerkonten pro BZSt-Nummer anzumelden. Für jedes Benutzerkonto muss im ElsterOnline-Portal eine erneute Registrierung mit ElsterBasis erfolgen. Bei der weiteren Registrierung geben Sie die ursprüngliche Steuernummer und einen neuen Kurznamen an.
Nach Abschluss der Registrierung besitzen Sie dann für jedes Benutzerkonto ein Zertifikat und eine PIN.

--> Dies ist sinnvoll, wenn z.B. mehrere Mitarbeiter einen Zugriff auf das BZStOnline-Portal (BOP) haben sollen.

Aus Gründen der Sicherheitstechnik können in einem Benutzerkonto nur Transaktionen eingesehen werden, die auch von diesem angestoßen wurden.

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Was mache ich, wenn ich meine BZSt-Nummer nicht mehr finden kann?

Es kann eine E-Mail an vatapplic@bzst.bund.de gesendet und um Neumitteilung gebeten werden. In dieser E-Mail müssen alle Angaben enthalten sein, welche auch im Anmeldeformular eingetragen worden sind.

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Muss ich als Steuerberater für jeden Mandanten einen BZStOnlinePortal (BOP) -Zugang beantragen?

Nein, das ist nicht erforderlich. Als Steuerberater beantragen Sie einen Zugang zum BZStOnline-Portal (BOP) über den Sie dann die Anträge Ihrer Mandanten übermitteln können. Sie haben im BOP die Möglichkeit, zu verschiedenen Steuernummern (z.B. für Ihre Mandanten) Profile anzulegen. Sie können die Angaben in den angelegten Steuerprofilen jederzeit wieder ändern oder löschen. Die Steuerprofile helfen Ihnen bei der schnellen Erledigung von Aufgaben, indem Formulare und Dienste bereits vorausgefüllt werden.

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Muss der Mandant, für den ich als Steuerberater den Antrag stellen werde, eine E-Mail-Adresse besitzen? Ist dies eine Pflichteingabe?

Derzeit ist die Angabe einer E-Mail-Adresse des antragstellenden Unternehmers zwingend erforderlich. Bei Übermittlung des Antrages durch einen Bevollmächtigen/ Zustellvertreter, muss auch dessen E-Mail-Adresse angegeben werden.

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Was ist eine CSV-Datei? Was ist ein Excel-Sheet? Gibt es eine vereinfachte Möglichkeit für den Import von Anlagen?

Bei einer CSV-Datei handelt es sich um eine Textdatei, die nach bestimmten Vorgaben aufgebaut ist und auf allen Plattformen erstellt werden kann.

Informationen zum Erstellen einer CSV-Datei finden Sie hier:

https://www.elsteronline.de/hilfe/bop/private/leitfaden/ustveu_import.html

Alternativ zum Erfassen der einzelnen Anlagen zum Vergütungsantrag im elektronischen Formular, ist es möglich, die Daten vorab in einer CSV-Datei zu erfassen und diese dann in den Antrag zur Umsatzsteuervergütung im BZSt-Online-Portal (BOP) zu importieren.

Eine CSV-Datei kann nach bestimmten Vorgaben selbst erstellt werden (siehe Link oben).

Um sicherzustellen, dass die selbst erstellte CSV-Datei fehlerfrei importiert werden kann, können Sie diese mit dem Excel®-Sheet überprüfen. Mit dem Button: "CSV Import" werden die Daten der CSV-Datei in das Excel®-Sheet übertragen und anschließend mit dem Button: "Daten prüfen" auf Fehler überprüft.
Die geprüfte, fehlerfreie CSV-Datei kann anschließend in den Antrag importiert werden.

Sie haben auch die Möglichkeit, die einzelnen Anlagen in der vom Antragsformular unter Punkt 3.1 - Import von Anlagen zur Verfügung gestellte Excel-Tabelle einzutragen. Die Tabelle kann dann über den Button "CSV-Export" in eine CSV-Datei umgewandelt werden. Die erstellte CSV-Datei kann anschließend in den Antrag importiert werden.

Zum Import der CSV-Dateien haben wir Ihnen auf den Seiten 18 + 22 der Ausfüllanleitung des BOP-Formulars Informationen eingestellt.

Beachten Sie bitte, dass kurzfristige Änderungen sowohl am CSV-Dateiformat als auch am Excel-Sheet gegenwärtig leider nicht auszuschließen sind.

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Welche Antragsvoraussetzungen prüft das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt)?

Das BZSt hat nur die Funktion eines elektronischen Briefkastens. Geprüft wird die USt.IdNr. bzw. die Steuernummer des Unternehmers sowie die Vorsteuerabzugsberechtigung (Unternehmereigenschaft). Der insoweit vorgeprüfte Antrag wird anschließend an den anderen Mitgliedsstaat (Erstattungsstaat) weitergeleitet.

Alle weiteren Voraussetzungen werden durch den Erstattungsmitgliedsstaat geprüft; auch die Vertretungsvollmacht.

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Gilt das neue Verfahren für Anträge, die ab 1.1.2010 gestellt werden oder für Erstattungszeiträume ab 2010?

Das neue Verfahren gilt für alle Anträge, die ab dem 1.1.2010 gestellt werden, auch wenn sie sich noch auf Vergütungszeiträume 2009 beziehen.

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Welche Voraussetzungen muss ein Vertreter / Bevollmächtigter in den einzelnen EU-Erstattungsstaaten erfüllen?

Eine Übersicht (Präferenzen) einzelner Länder finden Sie hier.

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Wo kann ich Adressen ausländischer Kontaktbehörden finden?

Adressen ausländischer Kontaktbehörden finden Sie hier.

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Wir vertreten deutsche Unternehmen. Gibt es die Möglichkeit, dass wir uns als ausländische Vertreter beim BZStOnline-Portal (BOP) anmelden?

Sie haben die Möglichkeit, sich als Bevollmächtigter (Dritter) für das BZSt-Onlineportal (BOP) zu registrieren.

Dafür ist im ersten Schritt eine Anmeldung mit dem BOP-Anmeldeformular erforderlich. Die Zugangsdaten werden dann mittels Brief und E-Mail versandt. Weitere Schritte können Sie dem BOP-Handbuch entnehmen.

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Alle deutschen Kunden haben uns eine Vollmacht gegeben. Benötigen wir nach dem 01.01.2010 etwas besonders?

Die Entscheidung, ob sich der antragstellende Unternehmer durch einen Dritten vertreten lassen kann, trifft immer der EU-Staat, der für die Erstattung der Umsatzsteuer zuständig ist. Die Entscheidung, ob eine erteilte Vollmacht anerkannt wird, entscheidet der jeweilige Erstattungsstaat. Bitte erkundigen Sie sich ggf. bei der zuständigen Behörde.

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Ist eine spezielle Software erforderlich?

Zur Nutzung des BZStOnline-Portal (BOP) ist keine besondere Software erforderlich. Zur Anmeldung siehe unter Punkt 3. "Alternativ".

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Können Rechnungen im BZStOnline-Antrag bis zu einem Gesamtbetrag von 150 EUR getrennt nach Steuersatz und Kostenart zusammengefasst und aufgerechnet werden?

Diese Rechnungen und Quittungen sind im elektronischen Verfahren nicht beizufügen, dafür aber einzeln in die Aufstellung einzutragen.

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