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Formularserver (FMS)

  1. Was ist die Basiskomponente Formularserver der Bundesverwaltung?

  2. Wo finde ich weitere Informationen zur neuen Basiskomponente Formularserver der Bundesverwaltung?

  3. Wie werden eFormulare dem Nutzer zur Verfügung gestellt?

  4. In welchen Formaten werden eFormulare des Bundes künftig zur Verfügung stehen?

  5. Welche Funktionen stehen in FormsForWeb eFormularen zur Verfügung?

  6. Warum werden eFormulare nicht mehr in anderen Formaten wie z. B. MS-Word oder PDF angeboten?

  7. Kann ich die Client-Komponente FormsForWeb® Filler kostenlos installieren und nutzen?

  8. Ist der FFW-Filler in anderen Sprachversionen erhältlich?

  9. Können eFormulare einschließlich der eingetragenen Daten gespeichert werden?

  10. Können eFormulare mit bereits beim Nutzer vorhandenen (Stamm-)daten vorbefüllt werden?

 

  1. Was ist die Basiskomponente Formularserver der Bundesverwaltung?

    2. Zur Optimierung formularbasierter Prozesse wird im Rahmen der BundOnline 2005 Initiative der Bundesregierung von der Bundesverwaltung zurzeit ein neues Formular-Management-System (FMS) eingeführt. Federführend bei der Einführung dieses Systems ist die Bundesfinanzverwaltung. Die bisher in der Bundesfinanzverwaltung überwiegend eingesetzten eFormulare im PDF-Format werden dabei sukzessive durch neue Formate ersetzt.



  2. Wo finde ich weitere Informationen zur neuen Basiskomponente Formularserver der Bundesverwaltung?

    3. Ausführliche Informationen zur Basiskomponente Formularserver finden Sie auf den hier.



  3. Wie werden eFormulare dem Nutzer zur Verfügung gestellt?

    4. Die eFormulare werden im Inter- bzw. Intranet über einen normalen Weblink aufgerufen und im Webbrowser des Nutzers angezeigt. Der Nutzer kann das Formular nun wahlweise in seinem Webbrowser ausfüllen oder dieses zur Offlinenutzung auf seinen PC herunterladen. Alternativ hierzu kann ein Formularpaket zur Offlinenutzung auch direkt zum Download angeboten oder bei Bedarf per E-Mail oder auf einem Datenträger weitergegeben werden (vergleichbar den bisher zum Download angebotenen PDF-Dateien).



  4. In welchen Formaten werden eFormulare des Bundes künftig zur Verfügung stehen?

    5. Die eFormulare des Bundes werden künftig in verschiedenen Formaten zur Verfügung stehen. Dabei muss zwischen der Online- und Offlinenutzung von eFormularen unterschieden werden.

    Onlinenutzung:

    Bei der Onlinenutzung werden eFormulare in einem beliebigen Webbrowser zum Ausfüllen bereitgestellt. Hierbei werden die für diesen Zweck gängigen Formate HTML/DHTML/XML/CSS/JavaScript genutzt. Active-X Controls, Java Applets oder PlugIns werden nicht benötigt. Darüber hinaus ist ein Ausfüllen der eFormulare auch bei deaktiviertem JavaScript möglich. Lediglich zum Ausdruck eines eFormulars wird der in der Regel bei allen Nutzern bereits vorhandene Acrobat/Adobe Reader in der Version 4 oder höher benötigt.

    Überblick:


    • keine Installation von Software notwendig,

    • ausfüllen der eFormulare in einem gängigen Webbrowser

    • Möglichkeit zur lokalen Speicherung von Zwischenständen (Download der Formulardaten im XML-Format)

    • Anlegen von Datensätzen

    • Onlineverbindung notwendig

    Offlinenutzung:

    Alternativ zur Onlinenutzung können eFormulare auch offline genutzt werden, sofern der Nutzer dies wünscht. Gründe hierfür können u. a. sein:


    • Reduzierung von Onlinegebühren (Möglichkeit zum Download von eFormularen, die aufgrund ihres Umfangs bzw. ihrer Komplexität nicht einer kurzen Zeitspanne ausgefüllt werden können)

    • Sicherheitsaspekte

    • Nutzung von eFormularen auf Stand-Alone-PCs oder mobilen Geräten ohne permanenten Internetzugang

    • Versand von eFormularen oder Formulardaten per E-Mail an Dritte (z. B. Steuerberater, Wirtschaftsprüfungsgesellschaften etc.)

    • Archivierung bzw. Erstellung mehrerer Versionen eines eFormulars für Mandanten, Tochter- bzw. Organgesellschaften oder verschiedene Zeiträume (Anlegen von Datensätzen)

    Für die Offlinenutzung ist die Installation der kostenlos verfügbaren Clientkomponente (FormsForWeb® Filler) auf dem jeweiligen PC-System erforderlich. Die eFormulare werden im Dateiformat *.ffwp bereitgestellt. Bei diesem Format handelt es sich technisch gesehen um einen Container, welcher das Layout des eFormulars und die eingetragenen Daten in einem XML-Format beinhaltet (Formularpaket).

    Überblick:


    • Nutzung von eFormularen ohne Onlineverbindung

    • Möglichkeit zur lokalen Speicherung des gesamten eFormulars einschl. der Formulardaten im XML-Format

    • Möglichkeit zur Weitergabe des eFormulars auf Datenträger oder per E-Mail

    • Anlegen von Datensätzen

    • Direkter Ausdruck des Formulars aus dem Filler (kein Acrobat/Adobe Reader erforderlich)

    • Installation einer Client-Komponente auf dem System (FormsForWeb® Filler), kostenloser Download unter http://www.lucom.com/downloads.html

    Systemvorraussetzungen:

    Für die Installation von FormsForWeb Filler benötigen Sie auf Ihrem Rechner mindestens Windows 98 oder höher als Betriebssystem, 30 MB Festplattenspeicher und 128 MB Hauptspeicher. Die Bereitstellung des FFW-Fillers für andere Betriebssysteme wie Mac OS oder Linux ist geplant.



  5. Welche Funktionen stehen in FormsForWeb eFormularen zur Verfügung?

    6. Mit FormsForWeb erstellte eFormulare bieten den Kunden des BZSt ein hohes Maß an Komfort und Flexibilität.

    So können eFormulare:


    • sowohl on- als auch offline ausgefüllt werden

    • einschließlich der eingetragen Daten lokal gespeichert und aufbewahrt werden

    • Formulare oder die enthalten (XML-)Daten per E-Mail versand werden

    • beliebig viele Versionen oder Datensätze vorgehalten werden

    Bei FFW-eFormularen muss in Bezug auf die Funktionalität zunächst zwischen der On- und Offline-Nutzung unterschieden werden. Darüber hinaus steht nicht in allen eFormularen der volle Funktionsumfang des Systems zur Verfügung, dies hängt von verschiedenen Faktoren ab, u. a. Größe/Umfang des eFormulars, Verwendungszweck oder der Übermittlungsform (Ausdruck oder elektronische Abgabe).


    Online-Nutzung

    Bei der Online-Nutzung werden eFormulare in einem gängigen Webbrowser (z. B. MS-Internet Explorer, Mozilla/Firefox, Opera etc.) ausgefüllt. Hierbei stehen folgende Funktionen zur Verfügung:


    • Die Arbeit am eFormular kann jederzeit unterbrochen und zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufgenommen werden. Hierfür können die in das eFormular eingetragenen Daten in Form einer XML-Datei auf dem lokalen PC gespeichert werden. Soll das Ausfüllen fortgesetzt werden, können diese Daten wieder auf den Formularserver hochgeladen werden und das eFormular abschießend bearbeitet werden. Sie können die lokale Datenspeicherung jederzeit und so oft wie gewünscht durchführen.

    • Falls Sie sich während des Ausfüllens entscheiden, das eFormular zunächst ohne weitere Verbindung zum Formularserver auszufüllen, können Sie das eFormular einschließlich der bereits eingetragenen Daten auf Ihren PC herunterladen und dieses mit der FormsForWebFiller (siehe Offline-Nutzung) ausfüllen.

    • Um Fehler bei der Dateneingabe zu vermeiden, können umfangreiche Plausibilitätsprüfungen in die eFormulare integriert werden. Die Eingabe falscher oder fehlerhafter Daten, die zu einer unnötigen Verzögerung der Antragsbearbeitung führen könnten, wird hierdurch weitgehend vermieden.

    • eFormularen können (soweit zugelassen) Anlagen hinzugefügt werden.

    Offline-Nutzung

    Bei der Offline-Nutzung werden eFormulare in dem für Kunden des BZSt kostenlos verfügbaren Programm FormsForWeb Filler ausgefüllt. Nach der Installation des Programms auf dem PC stehen folgende Funktionen zur Verfügung:


    • Die Arbeit am eFormular kann jederzeit unterbrochen und zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufgenommen werden.

    • Das eFormular kann mit den eingetragenen Daten lokal gespeichert werden.

    • Es können beliebig viele unterschiedliche Versionen des eFormular auf dem PC gespeichert werden, z. b. für unterschiedliche Zeiträume oder Personen/Firmen.

    • Anstelle der Speicherung von Kopien des gesamten eFormulars können auch mehere Datensätze innerhalb eines eFormulars angelegt werden, die entsprechend durchgeblättert werden können.

    • eFormulare können auf Wunsch mit einem Kennwort versehen werden, so dass diese vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte geschützt werden können.

    • Ein eFormular kann auf Wusch als Bilddatei (*.png-Format) gespeichert werden. So kann z. B. die Kopie eines eFormulars an eine Person zur Ansicht/Kontrolle übermittelt werden, die nicht über den FFW-Filler verfügt.

    • Um Fehler bei der Dateneingabe zu vermeiden, können wie ber Online-Nutzung Plausibilitätsprüfungen in die eFormulare integriert werden. Die Eingabe falscher oder fehlerhafter Daten, die zu einer unnötigen Verzögerung der Antragsbearbeitung führen könnten, wird hierdurch weitgehend vermieden.

    • eFormularen können (soweit zugelassen) Anlagen hinzugefügt werden.



  6. Warum werden eFormulare nicht mehr in anderen Formaten wie z. B. MS-Word oder PDF angeboten?

    7. Die eFormulare des Bundes sollen Bürgern, Unternehmen und anderen Verwaltungen in einem Format zur Verfügung gestellt werden, welches folgende Voraussetzungen erfüllt:

    • Möglichkeit zur Nutzung von eFormularen auch ohne die Installation zusätzlicher Software
    • Nutzung von eFormularen auf verschiedenen Betriebsystemen (neben den gängigen Windows-Systemen z. B. auch Mac OS oder Unix/Linux)
    • Verwendung von eFormularen (on- und offline) ohne den Einsatz kostenpflichtiger Software
    • Möglichkeit zur lokalen Speicherung der eFomulare und/oder der eingetragenen Daten beim Nutzer
    • Soweit möglich Unterstützung älterer Betriebssysteme (z. B. Windows 98 oder NT)

    Proprietäre Formate wie z. B. MS-Office-Dateien erfüllen die genannten Anforderungen nicht. Beim PDF-Format wäre eine lokale Speicherung der eFormulare einschl. der eingetragenen Daten beim Nutzer nur mit hohem finanziellem Aufwand möglich gewesen.



  7. Kann ich die Client-Komponente FormsForWeb® Filler kostenlos installieren und nutzen?

    8. Ja. Die zum offline ausfüllen von eFormularen notwendige Client-Komponente FormsForWeb® Filler steht allen Nutzern kostenlos zur Verfügung. Die Software darf auf beliebig vielen PCs installiert und genutzt werden. Die aktuelle Version kann von der folgenden Webseite heruntergeladen werden: http://www.lucom.com/downloads.html



  8. Ist der FFW-Filler in anderen Sprachversionen erhältlich?

    9. Ja. Der FFW-Filler steht auch mit einer englischprachigen Benutzeroberfläche zur Verfügung. Die Umschaltung erfolgt über das Menü "Extras" - Sprache in der Menüleiste. Weitere Sprachen (französisch, spanisch) sind geplant.



  9. Können eFormulare einschließlich der eingetragenen Daten gespeichert werden?

    10. Ja. Ein wesentlicher Vorteil der neuen Basiskomponente besteht darin, dass alle eFormulare einschließlich der eingetragenen Daten gespeichert werden können.

    Bei den bisher von Bund überwiegend verwendeten eFormularen im PDF-Format war die Speicherung in einer kostenlosen Clientkomponente nicht bzw. nur in wenigen Ausnahmefällen möglich. Entscheidet sich der Nutzer für die Onlinevariante, kann er die in das eFormular eingetragenen Daten im XML-Format lokal abspeichern und das Ausfüllen des eFormulars zu einem beliebigem späteren Zeitpunkt fortsetzen.

    Bei der Offline-Nutzung kann das gesamte eFormular einschließlich der Daten lokal gespeichert werden. Der Nutzer kann dabei entscheiden, ob er jeweils das komplette eFormular oder nur die eingetragenen (XML-)Daten lokal speichern möchte.



  10. Können eFormulare mit bereits beim Nutzer vorhandenen (Stamm-)daten vorbefüllt werden?

    11. Ja. Die in den eFormularen eingetragenen Daten liegen in einem XML-Format vor. Der Aufbau der XML-Datei lässt sich in einem beliebigen Editor oder im Internet-Explorer darstellen. Können bei Unternehmen bzw. Behörden vorhandene Backend-Systeme Daten in der notwendigen XML-Struktur erzeugen, so lassen sich diese in die eFormulare importieren. Der Import der generierten XML-Daten kann sowohl in den Offline-Filler als auch in ein Onlineformular (Upload der XML-Daten) erfolgen.

    Darüber hinaus hat der einzelne Nutzer die Möglichkeit, ein eFormular mit seinen Stammdaten zu befüllen und dieses als Vorlage für häufig genutzte oder in regelmäßigen Abständen auszufüllende eFormulare zu verwenden.



 


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