Fragen & Antworten
- In welcher Form sollen die Daten bereitgestellt werden?
Für die Bereitstellung der Daten wird der GDPdU-Beschreibungsstandard empfohlen. Eine Beispiel-xml-Datei, die die DLS abbildet, ist beigefügt (Beispiel-xml_DLS.pdf). Sie ist beim Datenexport ggf. an das Format der Datendateien (ASCII-delimited bzw. ASCII-Fixed Length) sowie an die Anzahl und die Bezeichnung der Datenträger anzupassen.
- Welche Datengruppen sieht die DLS vor?
Das Datenmaterial ist wie folgt zu gliedern:
- Programminfo
Enthält die allgemeinen Systeminformationen.
- Arbeitgeberstammdaten
Enthält Informationen aus dem Organigramm des Unternehmens, definiert die lohnsteuerliche Betriebsstätte und die Zuordnung des Arbeitnehmers zum Unternehmen oder Unternehmensteil.
- Arbeitnehmerstammdaten
Enthält die persönlichen Daten des Arbeitnehmers und die Informationen zu den Besteuerungsgrundlagen des Arbeitnehmers.
- Lohnartenstammdaten
Diese Datengruppe definiert die Inhalte und die Ausprägungen der einzelnen Lohnarten.
- Lohnartenabrechnungsdaten
Die Datengruppe bildet die Verwendung der einzelnen Lohnart pro Arbeitnehmer ab.
- Lohnkontendaten
Enthält im Wesentlichen die Werte entsprechend der amtlichen Lohnsteuerbescheinigung.
- SV-Daten
Beinhaltet die aus steuerlicher Sicht relevanten Sozialversicherungsdaten.
- Programminfo
- Welche Feldeigenschaften sind in der Datensatzbeschreibung enthalten?
Die Felddefinitionen zu den einzelnen Datengruppen ergeben sich aus der beiliegenden Datensatzbeschreibung.
Die Feldeigenschaften
- Feldname
- Typ
- Dezimale
- Parameter und
- Beschreibung
entsprechen dabei dem Aufbau der Feldbearbeitung, die IDEA nach dem Import anbietet.
Die Feldeigenschaften
- Schlüsselsystematik und
- Erläuterung
wurden im Hinblick auf die Eindeutigkeit und Verständlichkeit der Datensatzbeschreibung zusätzlich aufgenommen und sind nicht in den Datenbestand zu übernehmen.
- Wo findet man Informationen zur verwendeten Schüsselsystematik?
Die umfangreiche Schlüsselsystematik der SV-Daten für die Felder 'Beitragsgruppenschlüssel', 'Personengruppenschlüssel' und 'Staatsangehörigkeitsschlüssel' sowie die Kodierung zu den Feldern 'Land des AN HW/NW' in den Arbeitnehmerstammdaten ergeben sich aus der Datei Anlagen_DLS.xls.
- Welche Bedeutung haben die Primärschlüssel?
Die Primärschlüssel sind eine notwendige Voraussetzung für die Verknüpfung der Daten zwischen den einzelnen Dateien.
Die folgenden drei Primärschlüssel werden in der DLS verwendet:
- Personalnummer,
- Identifikationsnummer und
- Lohnartennummer
Um die Eindeutigkeit zu gewährleisten, sind die Primärschlüssel jeweils nur einmal im Kalenderjahr zu vergeben.
- Was ist bei der Vergabe des Primärschlüssels 'Personalnummer' zu beachten?
Dieselbe Personalnummer darf in demselben Kalenderjahr nicht an zwei verschiedene Arbeitnehmer vergeben werden.
Daraus ergibt sich im Umkehrschluss in Verbindung mit Randziffer 5, dass innerhalb eines Kalenderjahres eine Personalnummer nur für einen Arbeitnehmer, umgekehrt aber für einen Arbeitnehmer durchaus mehrere Personalnummern verwendet werden dürfen.
- Was ist bei der Vergabe des Primärschlüssels 'Lohnartennummer' zu beachten?
Die Definition der Lohnartennummern erfordert neben der Eindeutigkeit auch die Unveränderbarkeit sämtlicher steuerrelevanter Attribute (z.B. Steuerpflicht, Brutto-/ Nettobezug und Brutto-/Nettoabzug).
Daher darf dieselbe Lohnartennummer in demselben Kalenderjahr nicht für eine weitere Lohnart mit abweichenden steuerlichen Attributen verwendet werden.- Welche Lohnarten sind bereitzustellen?
Beim Export sind sämtliche im jeweiligen Kalenderjahr verwendeten Lohnarten zu berücksichtigen.
Zum Beispiel:
- Primär- und Sekundärlohnarten,
- Eingabe- und Systemlohnarten,
- technische Lohnarten,
- Standard- und individuelle (Customizing) Lohnarten,
- Zeitlohnarten
- …
- Was muss bei Feldern ohne Dateninhalt beachtet werden?
Numerische Felder mit dem Wert Null sind als solche (Ziffer) auszuweisen.
Numerische Felder ohne Belegung sind als 'Blank' anzuzeigen (leer belassen).Zeichenfelder ohne Belegung sind ebenfalls als 'Blank' auszuweisen.
Datumsfelder ohne Belegung sind mit der Maske 00.00.0000 zu belegen.
- Wie ist mit Datenbeständen bei mehreren lohnsteuerlichen Betriebsstätten zu verfahren?
Für jede zu prüfende lohnsteuerliche Betriebsstätte ist ein gesonderter Datenbestand zu erstellen (z.B. einzelne Gesellschaften im Rahmen einer Konzernprüfung).
- Nach welchen Kriterien sind die Datenbestände zu liefern?
In den Lohnkontendaten und in den Lohnartenabrechnungsdaten sind alle Datensätze zu liefern, die in Bezug auf den Abrechnungszeitraum, den Anmeldungszeitraum oder den Zahlungszeitpunkt das Prüfungsjahr berühren.
- Welche Werte sind in der DLS abzubilden?
Die DLS stellt auf die tatsächlichen Lohnbuchungen des Arbeitgebers ab ohne Berücksichtigung einer rechtlichen Würdigung (Ist-Werte).
- Wie sollen die Daten bei der Anlieferung strukturiert werden?
Aus Gründen der Übersichtlichkeit wird empfohlen, innerhalb der Datenbestände die Dateien eines jeden Jahres des Prüfungszeitraums in einem gesonderten, entsprechend bezeichneten Unterverzeichnis abzulegen.
- Wie sind Korrekturbuchungen / Rückrechnungen innerhalb der Abrechnungsdaten darzustellen?
Die Darstellung von Korrekturbuchungen für vorangegangene Abrechnungszeiträume (so genannte 'Rückrechnungen') im Lohnkonto führt häufig zu Beanstandungen durch die Lohnsteuer-Außenprüfung. Damit die Rückrechnungen nachvollzogen und ausgewertet werden können, sind Änderungswerte in den Lohnartenabrechnungsdaten und den Lohnkontendaten mit dem Differenzbetrag zur ursprünglichen Buchung auszuweisen. Sie dürfen nicht mit dem aktuellen Wert oder durch eine Stornobuchung überschrieben werden.
Zur Veranschaulichung sind in der Datei Bsp_Rueckrechnungen_DLS.xls Beispiele zur Behandlung von Korrekturbuchungen dargestellt.
- Welche Funktion hat der Abrechnungszähler?
Der 'Abrechnungszähler' definiert in den Datengruppen 'Lohnabrechnungsdaten' und 'Lohnkontendaten' für jeden Datensatz die ursprüngliche Buchung über den Wert 1 sowie die Anzahl der zugehörigen Korrekturbuchungen beginnend mit dem Wert 2. Wird für die Kombination aus den Schlüsseln 'Pers_Nr.', 'LA_Nr', 'Abr_Jahr' und 'Abr_Mon' ein neuer Datensatz mit abweichendem Anmeldungszeitraum erzeugt, ist der Wert im Feld 'Abrechnungszähler' um eins zu erhöhen.
Beispiele zum „Abrechnungszähler“ sind ebenfalls in der Datei Bsp_Rueckrechnungen_DLS.xls dargestellt.
- Welche Funktion hat der Änderungszähler?
Der Änderungszähler definiert innerhalb der Stammdaten für jeden Datensatz die ursprüngliche Buchung über den Wert 1 sowie die Anzahl der zugehörigen Korrekturen der Stammdatenfelder beginnend mit dem Wert 2. Wird ein Feld außerhalb der Zeitfelder (Abr_Jahr, Abr_Mon, Anm_Jahr, Anm_Ztr) rückwirkend korrigiert ist der Wert im Feld 'Änderungszähler' um eins zu erhöhen.
Bei Änderungen in den Stammdaten ist daher unter dem höchsten Änderungszähler der neueste Wert auszuweisen, d.h. bei unveränderten Werten/Informationen ist der vorhergehende Feldinhalt zu wiederholen.- Ist eine steuerliche Einzelaufschlüsselung der pauschal besteuerten Bezüge innerhalb der Lohnartenstammdaten tatsächlich notwendig?
Ja, aus der Lohnartenbezeichnung allein ist ihre steuerliche Zuordnung nicht eindeutig erkennbar.
- Wie sind die Felder 'Z_Einheit_, 'Z_Menge', 'Z_Basis' und 'Z_Prozent' in den Lohnartenabrechnungsdaten zu verwenden?
Beispiel:
Der Arbeitnehmer arbeitet 20 Stunden mit einem Grundlohn von 10,00 Euro pro Stunde. Da die Arbeitszeit auf Sonntage fällt, berechnet sich der tatsächliche Arbeitslohn mit dem 1,5-fachen des Grundlohns. Der Zuschlag für die Sonntagsarbeit im betreffenden Monat beträgt somit 300,00 Euro.
Z_Einheit Z_Menge Z_Basis Z_Prozent Betrag Stunden 20,00 10,00 150,00 300,00 - Kontakt
Für Fragen und Anregungen im Zusammenhang mit DLS nutzen Sie bitte das Kontaktformular oder senden Sie eine Nachricht an die E-Mail-Adresse dls@bzst.bund.de.